Protection des données

Responsable du traitement

Elhouni Fiduciaire & Conseil est responsable des traitements décrits sur cette page. Pour toute question ou demande relative aux données personnelles, vous pouvez écrire à info@ehfid.ch ou appeler le 078 250 96 93. Les autres informations relatives à l'éditeur figurent dans les mentions légales.

Les traitements sont soumis à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). D'autres règles peuvent s'appliquer dans une situation particulière. Ehfid ne vend pas les données personnelles et ne les utilise pas pour de la publicité ciblée.

Données traitées

Les catégories traitées dépendent des fonctions utilisées:

• compte et contact: nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, adresse, entreprise, identifiants, statut du compte et préférences;
• profil professionnel et facturation: site internet, logo, IBAN, paramètres de facturation, clients, produits et destinataires de factures;
• documents et données comptables: reçus, factures, relevés bancaires, montants, TVA, catégories, fournisseurs, références de paiement, rapprochements, écritures proposées et factures générées;
• communications: messages, pièces jointes et demandes d'assistance;
• appareil et sécurité: jetons de session ou d'authentification, jeton de notification, plateforme, date de connexion, erreurs, journaux serveur, adresse IP et données nécessaires à la prévention des abus;
• site public: nom ou société, e-mail ou téléphone, profil, sujet, message et accord transmis par le formulaire de contact.

Ces données proviennent de l'utilisateur, des personnes qu'il autorise, de son conseiller et des documents transmis. Un document peut contenir des données relatives à des collaborateurs, clients, fournisseurs ou autres tiers. L'utilisateur doit disposer du droit de les communiquer.

L'accès à la caméra, aux fichiers ou à la photothèque intervient uniquement lorsqu'une fonction de scan, d'import ou d'enregistrement est utilisée. Si Face ID est activé, la vérification biométrique reste gérée par le système de l'appareil: Ehfid ne reçoit ni ne conserve les données biométriques.

Finalités du traitement

Les données servent à répondre aux demandes, créer et approuver les comptes, authentifier les utilisateurs, transmettre et classer les pièces, extraire les informations utiles, présenter les indicateurs, générer et envoyer des factures, effectuer des rapprochements, assurer la messagerie, délivrer les notifications demandées, prévenir les abus et fournir l'assistance.

Ces traitements sont nécessaires à la préparation ou à l'exécution du mandat, au fonctionnement demandé du service, au respect d'obligations légales, comptables ou fiscales et aux intérêts légitimes d'Ehfid en matière de sécurité et de défense de droits. Lorsqu'un consentement est requis, il peut être retiré pour l'avenir.

Analyse automatisée des documents

Lorsqu'une analyse est lancée, le document complet ou son texte, ainsi que les données de profil nécessaires à son interprétation, peuvent être transmis à Google Gemini. Le service propose notamment une extraction, une classification, un regroupement de pages ou des données comptables.

Le résultat peut contenir des erreurs et doit être contrôlé par une personne avant d'être utilisé. Ehfid ne prend pas de décision produisant un effet juridique ou comparable pour l'utilisateur uniquement sur la base de cette analyse automatisée.

Destinataires et prestataires

L'accès est limité aux personnes autorisées chez Elhouni Fiduciaire & Conseil et aux destinataires choisis par l'utilisateur lorsque la fonction le demande. Les prestataires suivants interviennent selon les fonctions utilisées:

• Infomaniak Network SA, en Suisse, pour l'hébergement, la base de données, les sauvegardes techniques et l'acheminement des e-mails;
• Google, pour Gemini, Firebase Cloud Messaging et Google Fonts;
• Apple, pour Apple Push Notification service et la distribution de l'application;
• jsDelivr et cdnjs pour le chargement de bibliothèques techniques, lorsque ces ressources ne sont pas servies localement;
• QR Server, lorsque le code QR d'installation est affiché; seule l'adresse générique d'installation est placée dans le code;
• WhatsApp, exploité par Meta, uniquement lorsque l'utilisateur active le lien correspondant.

Les services de notification reçoivent le jeton de l'appareil et le contenu technique nécessaire à l'envoi. Les fournisseurs de polices, de bibliothèques et de liens externes peuvent recevoir l'adresse IP, le type de navigateur ou d'appareil, la date et la ressource demandée. Aucun outil de mesure d'audience ni pixel publicitaire n'est installé sur le site public.

Traitements hors de Suisse

Les données opérationnelles principales et les documents sont hébergés en Suisse. Les transferts directs identifiés lors de la mise à jour de cette politique concernent l'Espace économique européen et les États-Unis, notamment lorsque Google, Apple ou un fournisseur de ressources techniques intervient.

Selon le destinataire, le transfert repose sur un pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat, sur la certification du destinataire américain au Swiss-U.S. Data Privacy Framework ou sur des clauses contractuelles reconnues assorties, lorsque cela est nécessaire, de mesures complémentaires. Des précisions sur un transfert concret peuvent être demandées à info@ehfid.ch.

Cookies et stockage sur l'appareil

Le site public ne dépose aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience. Le formulaire utilise un cookie de session strictement nécessaire, nommé EHContact, protégé par les attributs Secure, HttpOnly et SameSite=Strict. Il contient l'identifiant de session nécessaire au jeton anti-falsification et expire à la fin de la session du navigateur.

Pour limiter les envois automatisés, le serveur conserve temporairement une empreinte SHA-256 de l'adresse IP avec les heures de demandes. La limitation porte sur une fenêtre d'une heure; les fichiers devenus inutiles sont retirés lors du nettoyage technique. L'adresse IP en clair n'est pas incluse dans l'e-mail de contact.

L'espace client web conserve dans le stockage local du navigateur le jeton de connexion, un profil utilisateur limité et la préférence d'affichage du graphique. Ces éléments restent jusqu'à la déconnexion, leur remplacement ou l'effacement du stockage du navigateur. L'application conserve localement le jeton, le profil et certaines préférences. Les PDF ou scans exportés sur l'appareil restent sous le contrôle de l'utilisateur et doivent être supprimés séparément s'ils ne sont plus nécessaires.

Conservation et suppression

Les demandes de contact sont conservées dans la messagerie le temps nécessaire pour répondre, assurer un suivi raisonnable et établir les échanges. Les données de compte et les contenus restent dans la plateforme pendant la relation client ou aussi longtemps qu'ils sont nécessaires au service et à la sécurité.

La suppression du compte peut être demandée depuis le profil de l'application ou à info@ehfid.ch. Après confirmation, le compte, les données actives de la plateforme et les fichiers qui lui sont attribuables sont supprimés. Les copies de sauvegarde disparaissent selon leur cycle de rotation. Les pièces qui doivent être conservées dans le dossier fiduciaire en dehors de la plateforme en vertu du mandat, d'une obligation légale ou pour la défense de droits suivent leur propre durée de conservation, qui peut notamment atteindre dix ans pour des documents comptables. La fermeture du compte ne supprime pas automatiquement les exports déjà enregistrés sur l'appareil de l'utilisateur.

Sécurité

Ehfid applique des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque, notamment le chiffrement des communications, le contrôle des accès, le hachage des mots de passe et jetons, la validation des fichiers, des limites anti-abus et des sauvegardes. Aucun système n'offre une sécurité absolue. Toute utilisation suspecte ou perte d'accès doit être signalée rapidement à info@ehfid.ch.

Vos droits

Dans les conditions prévues par le droit applicable, vous pouvez demander si des données vous concernant sont traitées, en recevoir une copie, les faire rectifier ou supprimer, vous opposer à un traitement, retirer un consentement pour l'avenir et demander la remise ou la transmission de certaines données dans un format électronique courant.

Vous pouvez modifier plusieurs informations depuis votre profil ou adresser une demande à info@ehfid.ch. Une vérification d'identité peut être demandée afin de protéger le compte et les données de tiers. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également consulter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

Mise à jour de cette politique

Cette politique est adaptée lorsque les traitements, l'hébergement, l'application, les prestataires ou les règles applicables évoluent. La version en vigueur et sa date sont publiées sur cette page. Les utilisateurs disposant d'un compte sont informés de manière appropriée lorsqu'une modification importante affecte leurs données.